Este servicio está orientado a empresas que desean controlar y reducir los costos de operación deimpresión, copia y escaneo (digitalización) de documentos. En tal sentido, proponemos la delegación de las actividades relacionadas a la impresión, copia y escaneo de documentos de la empresa en manos de Move Company E Get Toner quien se especializa en actividades de este tipo (outsourcing de impresión). Es decir, nos hacemos responsables de mantener operativos sus equipos de impresión o multifuncionales (de tecnología laser), asumiendo todas las actividades que ello involucre. Nuestro servicio tiene un diferencial de alto valor, en dónde podemos trabajar el servicio de outsourcing con los equipos de impresión de propiedad del cliente o si desea, proponemos el cambio de dichos equipos por equipos nuevos de impresión.
- Instalación de los equipos de impresión en la cantidad necesaria para el desarrollo del servicio. Estos pueden ser nuevos u operativos en óptimas condiciones. También se puede desarrollar el presente servicio de outsourcing de impresión con los equipos de propiedad del cliente.
- Abastecimiento de los tóneres para el funcionamiento de los equipos de impresión considerados. Estos pueden ser originales de marca o compatibles. Dependerá de lo que solicite el cliente y el costo final deseado por el cliente.
- Abastecimiento de los kits de mantenimiento (conjunto de repuestos) que la(s) impresora(s) necesite(n) durante el período de contrato.
- Asociarnos a proveedores responsables, calificados, e innovadores
- Se realizará el servicio de mantenimiento correctivo con la inclusión de los repuestos que sean necesarios durante el período de contrato, que garanticen la operatividad de los equipos.
- Se realizarán los servicios de mantenimientos preventivos, para detectar oportunamente fallas futuras en los equipos o piezas gastadas y poder gestionar anticipadamente el cambio por prevención del buen servicio.
- Se brindará el soporte técnico para la atención de las incidencias (con tiempos de respuesta razonables para la atención del problema) que se pudiesen presentar durante el periodo del contrato.
- Se proveerá del software de control de impresiones, copias y escaneos por usuario. El software a considerar para dicha función es el MegaTrack. Este punto es opcional, en caso se solicite, el valor por dicho servicio se mostrará en la propuesta económica.
- Se proveerá el papel en las cantidades que el cliente solicite. El tipo de papel recomendado para el servicio integral de Outsourcing de impresión es bond de 75gr. a 80gr. No se recomienda el uso de papel reciclado ni papel de menor gramaje (se puede dañar el equipo y de ser el caso, se contemplará las Finalmente, GET TONER recomienda a aquellas empresas que se encuentran evaluando la alternativa de un servicio de outsourcing de impresión, tomar en consideración lo siguiente frente a la alternativa de comprar los equipos:
- El tiempo perdido en la búsqueda de proveedores para evaluar la compra de las impresoras y la compra de las cintas (tóner) para las impresoras, posterior a la compra del equipo o los equipos.
- Demanda de tiempo en la búsqueda de un proveedor que pueda instalar repuestosque fueron adquiridos a otro proveedor, pero que este finalmente solo vende el repuesto.
- Horas adicionales en la búsqueda de proveedores para evaluar la contratación de servicios de mantenimiento correctivo para la atención de incidencias que se presenten en las impresoras.
- Horas extras en la búsqueda de proveedores para evaluar la contratación de servicios de mantenimiento preventivo (recomendado dos veces por año como mínimo) para las impresoras.
- La compra de un activo (impresora) genera la creación de un libro contable, en dónde se tiene que hacer todo el trabajo de la depreciación mensualmente y la declaración correspondiente a la SUNAT de los activos de la empresa.
- Búsqueda de proveedores para evaluar la compra de repuestos para las impresoras. Tomando en cuenta que muchos de los repuestos son consumibles y se gastan con el uso del equipo, por ejemplo, el kit de mantenimiento, el fusor, los rodillos de las bandejas, el teflón, lo engranajes, etc.
- A pesar de adquirir un equipo nuevo, pueden presentarse problemas de fábrica en su funcionamiento. Si fuera el caso, se tiene que tramitar la garantía del equipo. Esto conlleva a tener que llevar la impresora y que probablemente pasen 3 ó 4 días hasta que la garantía se pronuncie. En todo ese tiempo, nos quedamos sin el equipo.
- Tiempo muerto de las personas de otras áreas que participan indirectamente con las actividades anteriormente señaladas. Por ejemplo, la elección de un proveedor “x” implica que otra área genere una orden de compra, luego está el visto bueno de esa orden por otras personas, posteriormente para el pago al proveedor, esta también la atención por parte de tesorería y/o contabilidad, etc.).